Disclaimer: чтобы сэкономить время на прочтение этого материала, можно посмотреть этот выпуск на моем YouTube канале.
Надеюсь, всем известно, что управлять бронированиями в Excel – прошлый век? Прекрасно, тогда не буду на этом останавливаться.
Любой современный отель работает с автоматизированными системами управления (АСУ), их также называют PMS (property management system) - это программы, позволяющие автоматизировать тарификацию, бронирование, расчет гостей, обслуживание номеров горничными и технической службой, а также получить аналитику и отчетность по каждому из этих направлений, включая финансовые операции.
Так как же выбрать такую программу?
Первое, с чем вы столкнетесь в процессе поиска PMS – это вопрос цены. Невероятно, но факт – разброс стоимости таких программных решений для отеля имеет диапазон от 1000 рублей до нескольких миллионов для одного и того же отеля. Очевидно, что такая разница обязана быть обоснована. Так оно и есть. Рассказываю.
Во-первых, цена PMS зависит от того, какую форму работы вы выберете. Можно приобрести облачную (онлайн версию), или то, что называется «коробочным решением».
Облачные PMS подразумевают нахождение ваших данных на удаленном сервере, к которому вы покупаете доступ – другими словами, вы покупаете услугу доступа к серверу (профессионалы называют это SaaS-решением, то есть Software as a service). Естественно, разница в понятиях «доступ к серверу» и «покупка сервера» сразу дают ощутимую разницу и в цене. Цена услуги доступа к серверу оптически ниже, однако, если сложить ежемесячные платежи за такую услугу, то через 2-3 года эта сумма вполне может сравняться с той, которую вы видите в коммерческом предложении по коробочной версии. Из плюсов: облако доступно онлайн, то есть вводишь логин и пароль и работаешь с любого устройства из любой точки мира. Вам не надо разбираться в технических тонкостях программы – эта головная боль остается на плечах поставщика услуги. Из минусов: без интернета доступа к облаку не случится. Это весомый аргумент, если в вашем здании слабый сигнал, или нет доверия стабильности интернет-провайдера. Частой проблемой здесь также становится зависимость от технических специалистов компании, которая дает вам доступ к серверу, – к сожалению, вы не сможете контролировать длительность и время проведения технических работ на сервере (они могут начаться в совсем неудобный для вас момент), также как вы часто не сможете повлиять на стандартные решения самой программы, если вдруг захотите внести какие-то индивидуальные изменения.
Коробочные PMS вы устанавливаете на свой сервер (его предварительно, конечно, надо приобрести), а значит, вы можете полностью обезопасить данные, которые на нем находятся. Так как оборудование ваше, и у вашего специалиста (а его тоже надо будет иметь в штате, или хотя бы под рукой) есть все инструменты для работы с программой, то вы можете воплотить почти любую свою «хотелку». Это плюсы. По минусам: вы не сможете войти в PMS с компьютера, на котором она не установлена. У вас возникнут дополнительные расходы (помимо покупки оборудования и оплаты специалиста) на обновления программы.
Еще один глобальный фактор, который влияет на цену PMS, это функционал системы. Сразу удостоверьтесь, что цена, которую вам озвучивают, включает все необходимые вам модули программы – это бронирование, аналитика и уборка номера, как минимум. А также - работа с собственниками (для апартаментов), управление медицинскими процедурами (для санатория), возможность работы с кроватями, а не с номерами (для хостела).
Иногда цена PMS будет низкой за счет того, что стыковку ко всем сопутствующим системам надо приобрести отдельно – речь о замковой системе, о фискальном регистраторе, системе миграционного учета, ТВ, channel manager, о бухгалтерской выгрузке и складском учете. Здесь, кстати, важно обратить внимание при покупке – а с какими системами вообще PMS стыкуется? Если для вас важно видеть в гостиничной PMS чеки из бара, то ресторанная и гостиничная программа должны иметь возможность стыковаться, как пример.
Я также всегда крайне рекомендую посмотреть на PMS с точки зрения безопасности. Сейчас объясню на паре конкретных примеров. Многие дешевые PMS предполагают всего 3 группы пользователей системы, где базовые пользователи могут только смотреть (такие права можно дать стажеру, или бухгалтеру для контроля данных), стандартные пользователи могут использовать все функции программы (как ваш сотрудник службы приема), и есть административный доступ для создания паролей или настройки каких-то данных. На практике между этими тремя группами иногда лежит бездна, поэтому важно, чтобы система разрешала более тонко раздавать функции. Иначе получается, что сотрудник на испытательном сроке и его руководитель имеют одинаковый доступ к системе, который позволяет первому заселять гостей, а второму менять тарифы и отменять начисления. Согласитесь, даже в супермаркете для отмены начисленной позиции на кассу всегда зовут администратора с ключом, потому что отмена начисления – это риск убытка предприятия. Здесь же в факторе безопасности скажу, что важно в подобных системах иметь резервное копирование данных – и, если в дешевых PMS, под этим термином понимается Excel файл со всей многолетней информацией о вашем отеле, то в дорогих – это полноценная «откатка» системы назад.
Ну и напоследок скажу о техподдержке. В любом (или почти любом) бизнесе фонд оплаты труда специалистов занимает большую часть расходов, поэтому, если вы видите, слишком низкую цену за PMS, то часто это обозначает, что в компании работает немного людей. Как следствие – ваши запросы на поддержку могут очень долго обрабатываться, или поддержка будет лимитировано доступна (например, исключительно по email, или только с 9 до 18 по будням, что идет в разрез с принципом круглосуточного обслуживания гостей).
Надеюсь, всем известно, что управлять бронированиями в Excel – прошлый век? Прекрасно, тогда не буду на этом останавливаться.
Любой современный отель работает с автоматизированными системами управления (АСУ), их также называют PMS (property management system) - это программы, позволяющие автоматизировать тарификацию, бронирование, расчет гостей, обслуживание номеров горничными и технической службой, а также получить аналитику и отчетность по каждому из этих направлений, включая финансовые операции.
Так как же выбрать такую программу?
Первое, с чем вы столкнетесь в процессе поиска PMS – это вопрос цены. Невероятно, но факт – разброс стоимости таких программных решений для отеля имеет диапазон от 1000 рублей до нескольких миллионов для одного и того же отеля. Очевидно, что такая разница обязана быть обоснована. Так оно и есть. Рассказываю.
Во-первых, цена PMS зависит от того, какую форму работы вы выберете. Можно приобрести облачную (онлайн версию), или то, что называется «коробочным решением».
Облачные PMS подразумевают нахождение ваших данных на удаленном сервере, к которому вы покупаете доступ – другими словами, вы покупаете услугу доступа к серверу (профессионалы называют это SaaS-решением, то есть Software as a service). Естественно, разница в понятиях «доступ к серверу» и «покупка сервера» сразу дают ощутимую разницу и в цене. Цена услуги доступа к серверу оптически ниже, однако, если сложить ежемесячные платежи за такую услугу, то через 2-3 года эта сумма вполне может сравняться с той, которую вы видите в коммерческом предложении по коробочной версии. Из плюсов: облако доступно онлайн, то есть вводишь логин и пароль и работаешь с любого устройства из любой точки мира. Вам не надо разбираться в технических тонкостях программы – эта головная боль остается на плечах поставщика услуги. Из минусов: без интернета доступа к облаку не случится. Это весомый аргумент, если в вашем здании слабый сигнал, или нет доверия стабильности интернет-провайдера. Частой проблемой здесь также становится зависимость от технических специалистов компании, которая дает вам доступ к серверу, – к сожалению, вы не сможете контролировать длительность и время проведения технических работ на сервере (они могут начаться в совсем неудобный для вас момент), также как вы часто не сможете повлиять на стандартные решения самой программы, если вдруг захотите внести какие-то индивидуальные изменения.
Коробочные PMS вы устанавливаете на свой сервер (его предварительно, конечно, надо приобрести), а значит, вы можете полностью обезопасить данные, которые на нем находятся. Так как оборудование ваше, и у вашего специалиста (а его тоже надо будет иметь в штате, или хотя бы под рукой) есть все инструменты для работы с программой, то вы можете воплотить почти любую свою «хотелку». Это плюсы. По минусам: вы не сможете войти в PMS с компьютера, на котором она не установлена. У вас возникнут дополнительные расходы (помимо покупки оборудования и оплаты специалиста) на обновления программы.
Еще один глобальный фактор, который влияет на цену PMS, это функционал системы. Сразу удостоверьтесь, что цена, которую вам озвучивают, включает все необходимые вам модули программы – это бронирование, аналитика и уборка номера, как минимум. А также - работа с собственниками (для апартаментов), управление медицинскими процедурами (для санатория), возможность работы с кроватями, а не с номерами (для хостела).
Иногда цена PMS будет низкой за счет того, что стыковку ко всем сопутствующим системам надо приобрести отдельно – речь о замковой системе, о фискальном регистраторе, системе миграционного учета, ТВ, channel manager, о бухгалтерской выгрузке и складском учете. Здесь, кстати, важно обратить внимание при покупке – а с какими системами вообще PMS стыкуется? Если для вас важно видеть в гостиничной PMS чеки из бара, то ресторанная и гостиничная программа должны иметь возможность стыковаться, как пример.
Я также всегда крайне рекомендую посмотреть на PMS с точки зрения безопасности. Сейчас объясню на паре конкретных примеров. Многие дешевые PMS предполагают всего 3 группы пользователей системы, где базовые пользователи могут только смотреть (такие права можно дать стажеру, или бухгалтеру для контроля данных), стандартные пользователи могут использовать все функции программы (как ваш сотрудник службы приема), и есть административный доступ для создания паролей или настройки каких-то данных. На практике между этими тремя группами иногда лежит бездна, поэтому важно, чтобы система разрешала более тонко раздавать функции. Иначе получается, что сотрудник на испытательном сроке и его руководитель имеют одинаковый доступ к системе, который позволяет первому заселять гостей, а второму менять тарифы и отменять начисления. Согласитесь, даже в супермаркете для отмены начисленной позиции на кассу всегда зовут администратора с ключом, потому что отмена начисления – это риск убытка предприятия. Здесь же в факторе безопасности скажу, что важно в подобных системах иметь резервное копирование данных – и, если в дешевых PMS, под этим термином понимается Excel файл со всей многолетней информацией о вашем отеле, то в дорогих – это полноценная «откатка» системы назад.
Ну и напоследок скажу о техподдержке. В любом (или почти любом) бизнесе фонд оплаты труда специалистов занимает большую часть расходов, поэтому, если вы видите, слишком низкую цену за PMS, то часто это обозначает, что в компании работает немного людей. Как следствие – ваши запросы на поддержку могут очень долго обрабатываться, или поддержка будет лимитировано доступна (например, исключительно по email, или только с 9 до 18 по будням, что идет в разрез с принципом круглосуточного обслуживания гостей).