Вы обращали внимание на то, что отношение к поставщикам товаров и провайдерам услуг часто лежит исключительно в плоскости потребления? А ведь выбор партнера в бизнесе не менее серьезен, чем выбор партнера в личной жизни. Когда мы строим и открываем отель, когда управляем им, когда он переживает реновацию – все это время наша деятельность тесно связана с нашими бизнес-партнерами.
Имена проверенных поставщиков и партнеров передаются из рук в руки. Международные гостиничные сети практикуют составление списка рекомендованных поставщиков для своего внутреннего использования - и цена их товаров и услуг играет здесь совсем не главную роль. Эффективные отношения строятся на партнерстве, а не на цене.
Современная система закупок ориентирована прежде всего на качество и некую дополнительную ценность. Как пример, рассмотрите вашего поставщика как источника знаний – не загоняйте его в строгие рамки ТЗ, позвольте профессионалу «с той стороны» сделать свою работу. Партнер, который дорожит своим именем, не будет навязывать вам ненужные услуги.
Покупайте централизованно. Подумайте, кто из ваших партнеров делает поставки смежных групп товаров? Кто из них мог бы сделать вам скидку на основные позиции по закупкам, если вы начнете заказывать у них дополнительно то, что сейчас получаете у другой компании?
Контролируйте свой персонал – они должны знать, что использовать контрактные цены, или накопленные баллы и бонусы от поставщика на счете отеля в личных целях не допускается. Отель выступает главным действующим лицом в контрактных отношениях с поставщиком, и он не может быть площадкой для личных дел ваших сотрудников.
Стандартизируйте форму заявки на закупку и формализуйте процедуру – это снизит риск ненужных закупок и поможет контролировать, что и в каких объемах вы приобретаете. К тому же данные по единой форме всегда проще собрать в аналитику. Установите правило – получить визу руководителя на заявке о закупке можно только при указании в ней обязательных данных. А это, как минимум, название отдела, которому требуется закупка; подпись руководителя этого отдела; дата заявки и дата, к которой поставка должна произойти; наименование и количество товаров к закупке. Только имея всю эту информацию перед собой, вы можете сделать вывод и подписать документ, разрешая закупку – в противном случае вы теряете контроль над ситуацией.
Бюджетируйте свои траты. Это поможет вам постоянно контролировать, что фактические расходы не выходят за запланированные рамки.
Отношения с партнерами строятся не быстро – начните работать над ними уже сегодня. Здоровое сотрудничество с поставщиком поможет вам сократить расходы и рабочую нагрузку на свой персонал, ведь поиск новых контактов и согласование их договоров занимает много времени.