Многие частные отели до сих пор используют для учета обычные Excel таблицы. А между тем, для четкого и быстрого управления номерным фондом разработаны автоматизированные системы управления (АСУ), которые обладают функцией отслеживания свободных номеров в реальном времени и исключают ошибки, связанные с человеческим фактором.
Любой современный отель работает с АСУ, их также называют PMS (property management system) — это программы, которые позволяют автоматизировать управление номерным фондом, а именно: тарификацию, функцию бронирования, расчет гостей, обслуживание номеров службой горничных и технической службой, а также получить Анализ и любые отчеты по каждому из этих направлений, включая Контроль платежей. Преимущества внедрения PMS для гостиниц, по-моему, очевидны.
Так как же выбрать такую программу ?
Первое, с чем вы столкнетесь в процессе поиска PMS системы для гостиниц — это вопрос цены. Разброс стоимости таких программных решений для отеля имеет диапазон от 1000 рублей до нескольких миллионов для одного и того же отеля. Очевидно, что такая разница должна быть обоснована.
Во-первых, цена PMS зависит от того, какую форму работы вы выберете. Можно приобрести облачную (онлайн-версию), или то, что называется «коробочным решением».
Облачная Property Management System подразумевает нахождение ваших данных на удаленном сервере, к которому вы покупаете доступ. То есть вы покупаете услугу доступа к серверу: профессионалы называют это SaaS-решением. Естественно, разница в понятиях «доступ к серверу» и «покупка сервера» сразу дают ощутимую разницу и в цене. Цена услуги доступа к серверу ниже, но если сложить ежемесячные платежи за такую услугу, то через 2-3 года эта сумма вполне может сравняться с той, которую вы видите в коммерческом предложении по коробочной версии.
Преимущества облачной версии: облако доступно онлайн, то есть вводишь логин и пароль и работаешь с любого устройства из любой точки мира. Вам не надо разбираться в технических тонкостях программы — эта головная боль происходит на плечах поставщика услуги.
Недостатки: если в момент запроса данных нет интернета, то доступа к облаку не будет. Если в это время произошло бронирование, вы это тоже не увидите. Это весомый аргумент, если в вашем здании слабый сигнал, или нет доверия к стабильности интернет-провайдера. Также вы не сможете повлиять на стандартные инструменты самой программы, если вдруг захотите внести какие-то индивидуальные изменения.
Для других организаций подойдут коробочные PMS для отелей, которые вы устанавливаете на свой сервер, а значит, вы можете полностью обезопасить данные. Так как оборудование ваше, и у вашего специалиста (а его тоже надо будет иметь в штате, или хотя бы под рукой) есть все инструменты для работы с программой, то вы можете воплотить почти любую свою «хотелку». Это плюсы. По минусам: вы не сможете войти в PMS с компьютера, на котором она не установлена. У вас возникнет больше дополнительных расходов (помимо покупки оборудования и оплаты специалиста) на обновления программы.
Еще один глобальный фактор, который влияет на цену PMS, это функционал системы. Сразу удостоверьтесь, что цена, которую вам озвучивают, включает каждый необходимый для вас Модуль программы — это бронирование, отчеты и уборка номера (предоставляет данные о статусе уборки и готовности к заселению), как минимум. А также — работа с собственниками (для апартаментов), управление медицинскими процедурами (для санаториев), бронирование домов и отдельных комнат в них (для баз отдыха) возможность работы с кроватями, а не с номерами (для хостелов), управление несколькими отелями в одной программе (для крупных сетей). Более дорогие решения, как правило, будут включать еще дополнительный ряд функций:
- Самостоятельное определение системой выгодных тарифов.
- Обновление тарифов одномоментно на всех онлайн-площадках (channel manager).
- Ведение клиентской базы (удобный поиск в системе).
- Оповещения клиентам о состоянии брони.
Иногда цена PMS будет низкой за счет того, что стыковку ко всем сопутствующим системам надо приобрести отдельно — речь о системе электронных замков (статусы каждого ключа), о фискальном регистраторе, системе миграционного учета (регистрация в МВД), ТВ, channel manager, о бухгалтерской выгрузке, складском учете и других. Здесь, кстати, важно обратить внимание при покупке — а с какими системами вообще PMS может быть интегрирован? Если для вас важно видеть в гостиничной PMS чеки из бара, то ресторанная и гостиничная программа должны иметь возможность стыковаться.
В процессе внедрения системы управления отелей я также всегда крайне рекомендую посмотреть на PMS с точки зрения безопасности. Сейчас объясню на паре конкретных примеров. Система PMS в отелях контролирует ведение бухгалтерского учета, поддерживая финансовую безопасность. Многие дешевые PMS предполагают всего 3 группы пользователей системы, где базовые пользователи могут только смотреть за состоянием номерного фонда (такие права можно дать стажеру, или бухгалтеру для контроля данных), стандартные пользователи могут использовать все функции программы (как ваш сотрудник службы приема), и есть административный доступ для создания паролей или настройки каких-то данных. На практике между этими тремя группами иногда лежит бездна, поэтому важно, чтобы система разрешала более тонко дифференцировать функции. Иначе сотрудник на испытательном сроке получает такой же доступ к системе, как и его руководитель, хотя первому надо пока только заселять гостей, а второму — менять тарифы и отменять начисления. Согласитесь, даже в супермаркете для отмены начисленной позиции на кассу всегда выходит Администратор с ключом, потому что отмена начисления — это риск убытка предприятия. Здесь же в факторе безопасности скажу, что важно в подобных системах иметь резервное копирование данных, если в дешевых PMS под этим термином понимается информация о вашем отеле в формате Excel, то в дорогих — это полноценная «откатка» системы назад.
Ну и напоследок скажу о техподдержке. В любом (или почти любом) бизнесе фонд оплаты труда сотрудников занимает большую часть расходов, поэтому если вы видите слишком низкую цену за PMS, то часто это обозначает, что в компании работает немного людей. Как следствие, клиентскому обслуживанию в таких компаниях уделяется не так много времени, как ожидается, и менеджер быстро не сможет предоставить сервис, или поддержка будет лимитировано доступна (например, исключительно по email, или только с 9 до 18 по будням, что идет вразрез с определением высокого качества обслуживания).
Итак, выбор АСУ зависит от множества факторов, и лучше подойти к вопросу комплексно, так как инвестиции в электронные программы для гостиницы, отеля, санатория или хостела обходятся не дешево. Здесь важно помнить, что такие системы — это отличная поддержка персонала, контроль за доходами, удовлетворение запросов гостей с помощью PMS и безопасность ваших данных. Согласитесь, в совокупности все это увеличивает выручку вашего отеля.
Если вам, как начинающему отельеру или владельцу организации, нужна помощь в анализе вашего объекта и подборе АСУ, которая подходит конкретно для вашего отеля, то рекомендую обратиться к гостиничному консультанту.
Для связи можно позвонить по указанному телефону или оставить свои координаты для обратного звонка.